- Het bestuur benoemt een vertrouwenspersoon die is belast met het behandelen van meldingen van ongewenst gedrag van zowel vrijwilligers van Zwembad De Zien (verder: De Zien) als van bezoekers.
- Op de website van De Zien staat vermeld wie de vertrouwenspersoon is en hoe deze kan worden benaderd.
- De melding wordt schriftelijk ingediend bij de bij de vertrouwenspersoon. Indien de melder dat wenst, kan de vertrouwenspersoon hem helpen bij het op schrift stellen van de melding. De schriftelijke indiening van de melding wordt gedateerd en ondertekend door de melder.
- De melding wordt zo concreet mogelijk beschreven. In elk geval wordt vermeld de naam van de melder, de datum, plaats en tijd van de gebeurtenis waarop de melding betrekking heeft. Als de melding is gericht tegen een persoon wordt de naam van de veroorzaker genoemd. Als deze naam niet bekend is, wordt deze persoon zo concreet mogelijk aangeduid.
- De vertrouwenspersoon neemt zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen 2 weken na het indienen van de melding, contact op met de melder en nodigt deze uit voor een gesprek. De melder wordt gewezen op de vertrouwelijkheid van de gesprekken.
- Als sprake is van een strafbaar feit wordt de melder geadviseerd aangifte te doen. Zo nodig ondersteunt de vertrouwenspersoon de melder In die gevallen speelt de vertrouwenspersoon bij de afhandeling verder geen rol.
- Als de melding is gericht tegen een persoon kan er in overleg tussen de vertrouwenspersoon en de melder gekozen worden voor een gesprek tussen de melder en de veroorzaker waar de vertrouwenspersoon desgewenst bij aanwezig is. Na dit gesprek wordt bezien of verdere stappen noodzakelijk zijn.
- De melder en de veroorzaker zijn bevoegd iemand ter ondersteuning mee te nemen bij de gesprekken, of zich op een andere manier te laten begeleiden. De vertrouwenspersoon wijst betrokkenen op deze mogelijkheid. Als betrokkenen gebruik maken van deze ondersteuning, maken zij de naam van deze persoon bekend bij de vertrouwenspersoon.
- De vertrouwenspersoon beoordeelt of het zinvol is beide partijen gezamenlijk te spreken om een minnelijke oplossing te bereiken.
- In het geval geen minnelijke oplossing kan worden bereikt, adviseert de vertrouwenspersoon het bestuur over al dan niet te nemen maatregelen. Als de aard van de klacht of de persoon van de veroorzaker hiervoor aanleiding geeft, kan de vertrouwenspersoon het advies geanonimiseerd uitbrengen.
- Het advies wordt gelijktijdig met de toezending aan het bestuur toegestuurd aan de melder en de veroorzaker. Hierbij worden zij er op gewezen dat het bestuur een besluit moet nemen over het advies.
- Een melding wordt zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen 6 weken na ontvangst van de melding afgehandeld. Deze termijn kan worden verlengd als zowel de melder als een eventuele veroorzaker hiermee instemmen.
- De vertrouwenspersoon registreert de meldingen die worden ontvangen, en vermeldt daarbij in ieder geval de aard van de melding, de wijze van afhandeling en de termijn waarbinnen de afhandeling heeft plaatsgevonden. Telkens na afloop van een zwemseizoen stuurt de vertrouwenspersoon de hiervoor bedoelde registratie aan het bestuur. In de voorbereiding op het nieuwe seizoen worden de ontvangen meldingen in het bestuur en met de vrijwilligers besproken en wordt bezien hoe deze medlingen in de toekomst kunnen worden voorkomen.
Dit protocol is vastgesteld door het Bestuur van Stichting Zwembad De Zien Uitgeest in september 2022
Onze vertrouwenspersoon is mevr. Ingrid Bartelsman,
ibartelsman@sesamadviseur.nl
